خطة العمل للموسم الحالي

قسم الشئون المالية والإدارية

الأستاذ:  محمد عبد الله زارع

     الإشراف العام على جميع الأعمال والخدمات الخاصة بالمكتب

1- تنظيم وتخطيط وإدارة العمل الذي يضمن أداء الواجب وتحقيق المصلحة العامة وأفضل الخدمات لضيوف الرحمن .

2-ا ختيار المقر وفرشه واستكمال تجهيزاته من مكاتب وحاسب ألي وكل ما يستلزمه من أدوات وبطاقات إرشادية مع حسن اختيار الموقع .

3- تعيين الموظفين والعاملين وفقا لتعليمات المؤسسة لإدارة الأعمال والتوجيه بحفظ الجوازات وتخزين المعلومات في الحاسب الآلي وما يحتاجه المكتب لسير العمل .

4- تأمين العدد الكافي من العمل لإنزال العفش من السيارات وتوصيله إلى مقر سكن الحجاج .

5- الاحتفاظ بأمانات الحجاج وودائعهم .

6- الإشراف علي ضبط وتوثيق السجلات والمعاملات والأختام وشهادات الوفاة وتسليمها للمؤسسة حتى آخر حاج وكذلك الإجابة عن أي استفسار يخص المكتب والحجاج المتجهين  إليه وتبليغ أعضاء المكتب بكل ما يرد إليهم من تعاميم وتوجيهات.

قسم الاستقبال والجوازات

المطوف: إكرام عبد الهادي عبد الحفيظ مياجان

 

1- التنسيق المستمر مع رئيس المكتب ومدخلي البيانات في الحاسب الآلي بخصوص إتمام إجراءات إصدار البطاقات التعريفية للحجاج بكل دقة ومراجعة الجهات المسئولة في المؤسسة ووكالة الوزارة لاعتمادها في أسرع وقت وتوزيعها على الحجاج .

2- في حالة وجود إشكالات في البرنامج المستخدم للحاسب الآلي يتم تبليغ مركز الحاسب الآلي بالمؤسسة .

3- التأكد من توافر الإمكانات البشرية لأداء العمل والاهتمام بترتيب وتنظيم غرفة الحاسب الآلي ليتم العمل بسرعة كافية ودقة بالغة في إدخال المعلومات مع مراعاة استخدام أجهزة الحاسب الآلي ذات السرعة المناسبة .

4- تدوين الملاحظات التطويرية على البرنامج الخاص بالحاسب الآلي وذلك بالتنسيق مع  رئيس المكتب ومدخلي المعلومات في إمكانيات أضافتها في الأعوام القادمة وتقديم تقرير بذلك لرئيس اللجنة المركزية بالمؤسسة .

5- الإشراف والاشتراك في إعداد البطاقات التعريفية الخاصة بالحجاج وتسليمها لهم في اقرب وقت وتغليفها والتأكد من المعلومات المدونة فيها .

6- إعداد وتنسيق السجلات والبيانات اللازمة للحجاج والمؤسسة .

7- ستلام جوازات الحجاج وتسجيل توثيق ذلك في السجلات الرسمية وتسليمها إلى عضو الجوازات والكمبيوتر لتسجيلها وحفظها .

8- استضافة الحجاج الموجهين إلى المكتب حين قدومهم وتقديم العصير والكيك أولا وسقياهم بماء زمزم ثم تقديم الوجبة الغذائية الجيدة والفاكهة لهم .

9- القيام بتطويف الحجاج عند قدومهم بواسطة أشخاص مؤهلين .

10-توزيع البطاقات الإرشادية بالمكتب على الحجاج فور وصولهم وتقليدهم الأساور المخصصة والمميزة لهم وإسكانهم بالعمائر .

11- جمع الحجاج وتوصيلهم للبنوك لصرف شيكاتهم .

12- تنظيم تفويج الحجاج إلى المدينة المنورة أو جدة .  

 

قسم الإسكان بمكة المكرمة

ابن مطوف: نبيل إنعام عبد الهادي مياجان

1- مساعدة الحجاج أو مندوبهم في الحصول على السكن المناسب وفق حاجتهم وقدرتهم واستئجار هذه المساكن بعد التأكد من صلاحية واستيفاء جميع الإجراءات النظامية بشأنها .

2- الإشراف على المساكن التي يتم اختيارها من قبلهم والتأكد من حصولهم على حقوقهم حسب العقود التي         أبرموها مع ملاك الدور .

3- متابعة ورعاية الحجاج خلال إقامتهم بالمساكن والتأكد من المساكن التي تم اختيارها وتحذيرهم من الوقوع في حبائل المحتالين والنصابين ومن السكن في المساكن الغير صالحة .

4- متابعة ورعاية الحجاج خلال إقامتهم بالمساكن والقيام بإرشادهم بوسائل السلامة وحثهم على المحافظة على النظافة .

5- حصر الحجاج الذين يسكنون مع ذويهم والتعرف على مساكنهم لتقديم الخدمات اللازمة لهم .

6- الإبلاغ عن السماسرة والحد من تدخلهم وانتشارهم .

7- متابعة مكتب الزمازمه الموحد لإيصال ماء زمزم إلى مساكن الحجاج . 

 

قسم الشئون العامة والخدمات

المطوف: أحمد عبد المقتدر إسكندر

 

1- تأمين عربات خاصة للعجزة والمعاقين لتسهيل تنقلهم من وإلى الحرم الشريف لأداء صلاتهم .

2- طباعة الملصقات التوعية الخاصة بالشئون الصحية وذلك بالتنسيق المسبق مع قسم الشئون العامة والخدمات بمؤسسة حجاج دول جنوب آسيا .

3- تجهيز غرفة خاصة بمقر المكتب للحجاج التائهين وغرفة للمرضى مجهزة بالنقالات والإسعافات الأولية .

4- مساعدتهم في الحصول على منقو لاتهم وإرشادهم إلى أماكن الخدمات العامة كالبنوك والأسواق والمستشفيات والمصالح الأخرى وتذليل الصعاب والمتاعب أمامهم وإرشاد التائهين إلى مساكنهم .

5- القيام بكافة الإجراءات الصحية نحو المرضي وإجراءات الدفن وإرسال صور منها لبعثات حجهم وتسوية التركة وتقديم كافة الخدمات الصحية العامة .

6- معرفة ملاحظات الحجاج  وتقديمها لرئيس المكتب .

قسم النقل والتصعيد

الأستاذ: بدر محمد اليماني

 

1- حصر الأعداد اللازمة الملتزمة بدفع نفقات التصعيد إلى المشاعر المقدسة وتوفير وسائل نقلهم بالتنسيق مع اللجنة المركزية للمؤسسة وإعداد اعتمادات المغادرين إلى المدينة وإلى بلادهم والإشراف على ترحيلهم ونقلهم مع أمتعتهم واستكمال إجراءات سفرهم .

2- توفير مرافقين للحافلات المخصصة للمشاعر المقدسة في الحج .

3- تأمين وسائل النقل للحجاج الراغبين في الإطلاع والتعرف على المعالم الحضارية بمكة المكرمة أو المشاعر المقدسة .

4- الالتزام بتصعيد وترحيل جميع الحجاج التابعين للمكتب والتأكد من أن جميع حجاج المكتب الذين دفعوا اركبات المشاعر المقدسة وقد تم نقلهم وتصعيدهم .

5- توفير مرافقي المكتب للحجاج المشاة لإرشادهم وإيصالهم إلى مخيم المكتب بمنى وعرفات .

                  تدعم القسم بعدد من الموظفين والمرشدين حسب حاجة العمل .        

 

                         قسم الإسكان بالمشاعر المقدسة

                     

                 مشعر منى                                          مشعر عرفة

المطوف: إحسان عبد الهادي عبد الحفيظ مياجان              المطوف: أسامة عبد الهادي عبد الحفيظ مياجان

1- استلام أرضي منى وعرفات الخاصة بحجاج المكتب من قبل المؤسسة .

2- تسوير أراضي المكتب بالمشاعر المقدسة وفق ضوابط وتعليمات تشيد مخيمات المكتب .

3- توفير كافة وسائل السلامة المطلوبة وفق تعليمات الدفاع المدني .

4- إنارة مخيم منى بالتيار الكهربائي وفق تعليمات الدفاع المدني وشركة الكهرباء

5- تجهيز المطابخ للحجاج وفق تعليمات الدفاع المدني .

6- إسكان وتوزيع الحجاج في خيامهم  الخطة التنظيمية الموضوعة من قبل المكتب .

7- مراقبة مستوى الصرف الصحي والحمامات والإشعار عنها منعا باتا .

8- إعادة نصب الخيام التي قد تسقط في المخيم لأي ظروف طارئة .

9- إخلاء الأراضي كمن المخيمات بعد انتهاء المهمة وإعادتها إلى وضعها الطبيعي .

10- مراعاة إعطاء الأولية لمندوبي الطائفة في استئجار خيامهم ومعداتهم .

---